Miért fontosak a napi jelentések az építőiparban?

1 hozzászólás

Sok építészeti vállalat hajlamos eltekinteni a napi jelentések fontosságától. A különböző vállalkozók és allvállalkozók számos eszközt használnak feladataik elvégzéséhez, ami miatt egy gondosan felépített építkezési terv is könnyedén meghiúsulhat. Ennek elkerülése érdekében legjobb barátunk a napi jelentés lehet.

Egy építkezésen az alábbi 5 szempont a legfontosabb:

  • A kijegyzett időpontok betartása
  • Költségvetési tervek betartása
  • Dokumentációs folyamatok feljegyzése
  • Felmerülő problémák gyors megoldása
  • Ügyfél elégedettsége
  • Miért fontos a megfelelő dokumentáció?

    • Napi jelentésekkel átlátható és részletes képet nyújthatsz az építkezés állapotáról minden Stakeholder számára, így bármilyen változtatást azonnal igényelhet a megrendelő.

    • Hatásosan szabhatod ki a napi tevékenységeket a területen dolgozók számára.

    • Az anyagszállítást, illetve az anyagszállítás hiányát könnyen igazíthatod a már meglévő tervekhez.

    • Csökkentheted/növelheted a munkaerő létszámát, ezzel pénzt, időt takaríthatsz.

    • Nem utolsó sorban a projekt minden részletének rögzítése védelmet nyújthat a vállalatnak esetleges jogi viták során is, ahol a részletes dokumentációk védőhálóként szolgálnak.

    Mikor dokumentálj?

    A napi dokumentációt természetesen minden nap vezetni kell az eredményesség érdekében. Felmerülhet a kérdés, hogy a nap melyik pontján ejtsd meg a jelentés feljegyzését.

    Célszerű egy adott munkafolyamat után azonnal feljegyezni az elvégzett teendőket, körülményeket. Sokakban felvetődhet, hogy a nap végén dokumentálják a megvalósított kötelezettségeket, ám ez sokszor pontatlansághoz, hiányossághoz vezethet a teljes leírásban.

    Mit dokumentálj?

    A napi jelentésekben a főbb munkatevékenységeken kívül számos egyéb dolgot is fel kell tüntetni. Ide tartoznak a felmerülő problémák, esetleges késések, az időjárás, a munkások mozgástere a projekten, a munkafolyamatok sorrendjének változtatása, Meetingek időtartama, tartalma, illetve a telefonbeszélgetések/kommunikációs naplók.

    Különös figyelmet kell fordítani arra, ha bármilyen eltérést tapasztalsz az eredeti terveidtől. Így gyorsan reagálhatsz a felmerülő problémákra, számos leendő hibát kiküszöbölhetsz, illetve amenyibben a felmerülő gondok késleltetik a projekt várható befejezési időpontját, jelezhetsz ügyfeleindnek.

    Napi dokumentációnkban célszerű még feltűntetni a területen dolgozó alvállalkozókat, a munkások számát, illetve ezek végrehajtott (vagy nem végrehajtott) feladatát is. Ide tartoznak még az építészek, mérnökök, tulajdonosok és a tulajdonosok képviselői által nyújtott útmutatások is.

    Fényképek és videók fontossága a dokumentációban

    Mivel manapság az okostelefonok az emberek mindennapi eszközévé válltak, így jelentéseidet könnyen színvonalasabbá teheted videókkal, vagy képekkel. Segítségükkel könnyebben figyelemmel kísérheted a meglévő körülményeket, mivel tökéletesen ábrázolja a folyamat állását, amivel az esetleges problémák egyszerűen kiszűrhetők.

    Fontos megjegyezni, hogy a fénykép készítésekor az adott munkás feltétlen jegyezze fel a pontos időt, dátumot.

    Mit NE dokumentáljuk?

    A jelentésekben célszerű teljesen objektívnak maradni. Ezért a dokumentációkban kizárólag TÉNYEKET jegyezz fel, ne pedig véleményeket. A nem megfelelően hozzáfűzött megjegyzések akadályozhatják a jelentések átláthatóságát.

    Ki dokumentáljon?

    Miért a Lokcheck?

    A Lokcheck a hagyonmányos papír alapú napi jelentéssel szemben a felhő-ben tárolja a bevitt adatokat, ezáltal az adott projektvezető valós időben láthatja a változást. Alkalmazásunkban becsült százalékos útmutató is segít a folyamat elemzésében.

    A pontos dokumentáció egy építészeti munka, vagy bármilyen egyéb munka esetén elengedhetetlen. Sokszor előnyhöz juttathat, bizonyos esetekben pedig remek mentőövként szolgálhat.

    1 hozzászólás

    1. András Tóth

      Teljesen egyetértek. 2013-ban vezettük be először a cégben rendszeres napi jelentéseket, papír alapon. A legnagyobb nehézség azonban betarttatni azt, hogy a jelentések rendszeresen ki legyenek töltve és a papírok el is jussanak a vezetőséghez a helyszíni csapattól.

      Válasz

    Egy hozzászólás elküldése

    Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük