A projektek dokumentációjának átlagosan 30%-a elveszik a kivitelezés folyamán a McKinsey felmérései szerint. Biztosan ismerősek lehetnek a következő helyzetek:

• • A papír nem került be az irodára a helyszínről, mert útközben eltűnt valahol
  • A csapat inkább be sem vezeti a napi jelentéseket, mert túl sok időt vesz el a rendes munkától és egyébként is macerás
  • Redundáns feladat egy jegyzőkönyv kitöltése, mert például az ügyfél adatait 15-ször ki kellett tölteni

És így tovább… a papír alapú folyamatok elavultak és emellett még körülbelül kivitelezhetetlen is őket tölteni egy építőipari környezetben.

“Szokás szerint a legmagasabb projekt érték veszteség a projekt megbízása és az építés megkezdésének folyamataiban keletkezik. Kutatások megmutatták, hogy az információ veszteség mértéke akár 30% is lehet a projekt értékében a dokumentációk elvesztése miatt.” (Emerson)

Mégis, vezetőként jogosan tesszük fel a kérdést: hogyan fogom tudni enélkül, mi történik nap mint nap, illetve összesítve?

Ha nincs ilyen folyamat itt az ideje elővenni a varázsgömböket.

Ügyvezető: Kedves mindentudó gömb! Hogy állnak a szigetelési munkák a társasházon?

Gömb:

A papír dokumentáció miért nem működik?

Meg szerettük volna oldani ezt a problémát a Lokchecknél. A napi jelentések és a jegyzőkönyvek már most is jó információ források voltak projektmenedzsereknek és ügyvezetőknek, de valamiért senki sem használja őket. Egyeztettünk olyan céggel is, akinek 1998-ban ISO 9000:2000 minősítése volt – ekkor kellett vezetnie napi jelentéseket a minősítés megtartásához -, de abbahagyták a dokumentációt mert több volt a dokumentációval eltöltött idő mint a rendes munka.

Erre egyből felemeltük a fejünket; mi az, hogy egy dokumentációval több idő megy el mint termelő munkával? Mégis mit kellett dokumentálnia ilyen részletesen egy cégnek az ISO minősítéshez?

Hónapokkal később kerültünk más céggel egyeztetésbe, akinél ugyanez a probléma jelentkezett. Úgy döntöttünk, hogy mérést készítünk probléma megértésére. A kérdések, amiket szerettünk volna megérteni:

• • Hol akad meg a dokumentációs folyamat gyorsasága? Melyik munkafázisban nem jut 1-ről a 2-re a papír?
  • Miért nem töltik ezeket a dokumentumokat?
  • Miért vesznek el a dokumentumok?
  • Hogyan lesz hasznos információ ezekből a jelentésekből?

Gyakorlatilag minden probléma a papír jellegre volt visszavezethető:

• • Manuálisan viszik fel őket az irodán excel táblába vagy vállalatirányítási rendszerbe
  • A papír sehol sem akadt meg, csak mindig nap végén érkezett meg az irodába.
  • Nem azért nincs kitöltve, mert nem fontos. Azért nem töltik mert lehetetlen feladat rendesen kitölteni egy dokumentumot helyszínen toll és felület nélkül, illetve több oldalt kezelni.
  • Mert papírból vannak. A papírok elcsúsznak, leesnek, elrepülnek.

Oké, de mi van azokkal akik használtak valamilyen rendszert?

Ez már egy jó megoldási irány, de nem volt az igazi egy megoldás sem amivel találkoztunk a következő okok miatt:

• • A messenger csoportok egyszerűen nevetségesek
  • Minden cég más-más infokat kér be helyszínről, de a szoftverek általában ugyanazt a lehetőséget adták nekik: egy előre meghatározott reporting folyamatot kitölteni. (pl.: fotó és egy leírás csatolása egy státusz megjelölésével) A folyamatok sokszínűségét rendszere válogatja.
  • A rendszerek szigetszerűen működtek: használnak egy rendszert munkalapok kitöltésére, meg egy másikat leltározásra, pedig a munkalapon szerepel a leltárból fogyott anyagok listája

Ezekből a tanulságokból építkezve a következő hipotéziseinket alkottuk meg:

• Az építési dokumentációk meghatározható elemekből állnak, csak mindenki máshogy kombinálja őket. A dokumentációk tartalma jól behatárolható 12-14 fajta adattípusban (pl.: felhasznált anyagok, munkaidő, elhaladás, aláírás…)
• A kitöltést engedélyezni kell mobil eszközökön, mert körülbelül mindenkinél van egy mobil amin egyszerűbb írni vagy diktálni mint papíron

• A kritikus idő faktor az iroda és a helyszín közötti adatáramlásban és az adatok feldolgozásában van, illetve az ügyfélhez való küldésben.

A megoldásunk:

• Építsünk egy rendszert, amiben minden jelentés tartalmát a cégek maguknak tudják összeállítani, azokból a részekből amit definiálni tudtunk az általunk ismert dokumentációkból. 

• Hozzuk mindezt mobilra

• Építsük meg ezt az egészet úgy, hogy az adatok szinkronban tudjanak lenni a cég rendszereivel és a saját kimutatásainkkal, de mellette tudjuk megtartani a dokumentum papír jellegét.

Nézzük a kritériumokat:

A cég hozhasson létre dokumentumokat a saját dokumentumainak mintjára.

A dokumentumok létrehozására egy drag and drop szerkesztőt választottunk. A cég alapból egy alapértelmezett jelentési folyamattal indul, de bármennyi dokumentumtípust definiálhat. Ez után az elérhető widgetekből kell összerakni egy dokumentumot.

• • Szöveg, szövegbox, number field: Fix dokumentációs szöveg vagy kitölthető szöveges felület, általános információk kezelésére.
  • Jelölőnégyzet / Checkbox: A checklisták kiváltására alkalmas. Általában napi rutinok ellenőrzésére vagy felmérési típusok gyors választására használják a cégek, lehet egyszeres vagy többszöri választás is.
  • Elhaladás: A Gantt chart progress-jének jelentését automatizálja, %-os arányban. Összeköthető lesz BIM alapú anyagfelhasználási adatokkal, ami pontosabb terv-tény visszakövetést engedélyez.
  • Kimenő anyagok: Automatizálja a rendszerünkkel integrált leltár frissítéseit. 3 kattintással jelezhető bármilyen helyszínen elfogyasztott anyag, automatikusan leltár fogyást jelezve, gyakori eleme minden cég reportingjának.
  • Mérés: Biztonsági jegyzőkönyvek, elektromos kivitelezések dokumentumainak gyakori eleme. Minőségbiztosítási eszköz, intervallum mérési eredmények jelzését automatizálja.
  • Dátum: Átadási dokumentációk gyakori eleme, a keltezés lehetőségét adja.
  • Pozíció: A Lokcheck eredeti geofencing funkciójának validált verziója. A GPS helymeghatározás alkalmas eldönteni, a kitöltő egy megadott területen belül tartózkodik-e az aktiválás időpontjában. Gyakran használt elem belépési és kilépési időpontok rögzítésére, automatizálni tudja a dolgozók munkaidejének mérését összesítő táblázatokkal.
  • Költség: Hasonló a kimenő anyagokhoz, automatizálja a cég költségeinek követését egyedileg definiálható és labelezhető kategóriák alapján, illetve a cég által mentett sztenderd költségek felvitelét is automatizálja.
  • Aláírás: Természetesen kitöltők vagy akár ügyfelek, vagy bármilyen felelős aláírását lehet vele begyűjteni.

A dokumentumok legyenek mobilon elérhetők

A Flutter programozási környezetnek köszönhetően weben, iOS-en és Androidon is elérhető a dokumentációk egyedi létrehozása.

Emellett a dokumentumok félbehagyhatók, konkurensen szerkeszthetők. A draft és konkurens szerkesztés funkciók a felhasználók élményének biztosítására vannak – természetesen nem mindig tudnak végigtölteni egy doksit egyből, ezért a félbehagyás lehetőségét biztosítani kell. 

A beküldött dokumentáció szinkronizálódjon a kimutatásokkal

Egyelőre három automatizált kimutatást tudtunk hozni, a negyedik hamarosan érkezik:

• felhasznált anyagok automatikus jelzése a leltárba
• Felvitt költségek automatikus jelzése a költségkimutatásban
• Jelzett feladat státusz megjelenítése az ütemterven
• Hamarosan: felvitt munkaórák automatikus megjelenítése a munkaórakövetőben

Legyen papír formában is elérhető

Az export funkció a további felhasználhatóságot segíti, akár más szoftverekben, vagy ügyfelek teljesítésének igazolására.

Az első eredmények

Az első mérések során már jó eredményeket kaptunk helyszínekről: rövidíteni tudtuk a kitöltési és feldolgozási időt 84%-al.

Míg átlagosan egy hagyományos papír dokumentációnál 1 óra 23 perc telt el a kitöltés kezdetétől kezdve a feldolgozás végéig (az utazási időt nem számolva), a Lokcheckes dokumentumoknál ugyanez a folyamat 14 perc volt.

Továbbá az eddigiek során már 18 fajta teljesítési igazolást helyettesítettünk más és más cégeknél!

A teljesítési igazolásoknál a felhasznált anyagok leltározását és költség kalkulációját automatizáltuk.

Összesítés:

Minden cégnek más más adatra van szüksége a helyszínről. Ezért a jelentéseknek egy projektmenedzsment programban teljesen testreszabhatónak kell lennie.

A papírok kitöltése helyszínen nehézkes, fotódokumentáció és tervrajzszerkesztés csatolása eddig nem volt lehetséges, a Lokcheck jelentéseivel viszont az.

Az automatizációkkal nem csak az adatgyűjtésen hanem a feldolgozáson is jelentős időt lehet megspórolni, a teljes folyamat akár 84%-al gyorsabb.

Ha szeretnél modernebb átadási folyamatokat és magasabb kontrollt a helyszíneid felett, hozd létre napi jelentéseidet nálunk és gyűjts adatokat a helyszínről egyszerűen.